BioMar har flera sätt att säkra ansvarsfullt anskaffade och säkra råvaror. Ett av dessa sätt är att regelbundet genomföra leverantörsbesiktningar baserat på en djupgående bedömning av krav och risker kopplade till varje enskild råvara och leverantör.
BioMars besiktningsteam får förstahandsintryck av hur färskt bearbetat fiskmjöl packas i säckar.
BioMar-foder är tillverkat av ansvarsfullt anskaffade och säkra råvaror. BioMar anskaffar alla råvaror från utsedda leverantörer som är godkända och inspekterade enligt BioMars riskbedömningsåtgärder, inklusive spårbarhet, hållbarhet, livsmedelssäkerhet, kvalitetssystem och policyer för etik och miljö.
SAAT-teamet
BioMars SAAT-team (SAAT: Supplier Approval, Audit and Traceability, leverantörsgodkännande, besiktning och spårbarhet), är ett starkt team av globala och lokala chefer och assistenter inom anskaffning, inköp och kvalitet. Teamet baserar sina aktiviteter på specifikationerna i BioMars råvarupolicy och uppförandekod.
På BioMar arbetar vi med tre grupper av råvaror och var och en har en grupp experter tilldelade: marina råvaror, icke-marina råvaror och tillsatser. Dessutom kategoriseras leverantörerna efter antingen global eller lokal relevans. Eftersom vi aldrig kompromissar när det gäller kvalitet och livsmedelssäkerhet, måste våra leverantörer och alla råvaror som används i BioMar-foder gå igenom flera processer. Berthel Vestergaard, anskaffningschef på BioMar-fabriken i Danmark, förklarar hur det fungerar.
Detaljerade produktspecifikationer
- Kategoricheferna, med hjälp av relevanta funktioner, ansvarar för att skapa råvaruspecifikationer för varje enskild råvara som vi avser att använda i BioMar-foder. Dessa specifikationer gäller både globalt och lokalt. Parametrarna i dessa specifikationer omfattar såväl ekonomiska aspekter som kvalitet och livsmedelssäkerhet. Vi uppdaterar dessa specifikationer när så behövs för att säkerställa att ny lagstiftning eller ny kunskap om kritiska faror med mera uppfylls.
BioMars uppförandekod
- Vi ställer också höga krav på alla företag som vill leverera råvaror till oss. I vår roll som multinationellt företag som anskaffar råvaror på den globala marknaden ingår att säkerställa att våra leverantörer, liksom vi själva, uppfyller de normer som beskrivs i BioMars uppförandekod. Alla leverantörer måste underteckna och godkänna BioMars uppförandekod.
Riskbedömningar
- BioMar tillämpar dessutom riskbedömningar på varje enskild råvarukälla och på alla leverantörer. SAAT-riskbedömningen innehåller flervalsfrågor/svar om bland annat ursprungsland, bearbetningsgrad, livsmedelssäkerhet, riskbedömning av en råvara eller tidigare erfarenheter med leverantören. Sammantaget ger bedömningen en utvärderingspoäng som anger hur hög den risk är som vi kan stöta på.
- En gång per år skickar BioMar ut ett frågeformulär för leverantörskvalifikation till alla våra leverantörer. Detta är en omfattande lista med frågor. Genom deras svar får vi en uppdatering om status för certifieringar, efterlevnad av gällande lagstiftning och förordningar samt andra fokuspunkter. Svaren ger en poäng som vi tar hänsyn till i vår utvärdering av leverantörer.
- Riskbedömning ligger således under antingen en global eller en lokal anskaffningschefs ansvar. I samarbete med kvalitetsavdelningen genomför vi riskbedömningar och besiktningar av olika råvaror och leverantörer, för BioMar-koncernen säger Berthel.
Besiktningarna utförs på leverantörernas anläggningar
BioMars leverantörsbesiktare uppgår till cirka 30 ansvariga besiktare och ännu fler assisterande besiktare. Berthel, som nyligen har varit i Finland för att utföra en besiktning av en leverantör av fiskmjöl, förklarar:
- Vi utför besiktningar av alla nya råvaruleverantörer. Och en gång per år utvärderar vi vilka av våra befintliga leverantörer som ska besiktas på nytt. På årsbasis leder jag tre eller fyra besiktningar.
- Om riskpoängen för en av leverantörerna i min leverantörsportfölj är högre än en viss nivå, utvärderar besiktningsgruppen om det finns behov av att utföra en besiktning. En besiktning kan bidra till att ge en mer exakt utvärdering av den risk vi kan stöta på när vi samarbetar med en viss leverantör eller använder en specifik råvara från en viss leverantör.
- När vi planerar att besikta en leverantör, sätter vi upp en specifik besiktningsplan. De ämnen som berörs under besiktningen kan komma från det årliga frågeformuläret. Jag samlar också in synpunkter från BioMars SAAT-organisation om fokuspunkter för besiktningen för att säkerställa att jag får svar på alla funderingar som mina kollegor kan ha.
Leverantören får besiktningsplanen och leverantörens team kan nu förbereda sig inför den planerade besiktningen.
Berthel Vestergaard berättar att han och hans assisterande granskare besöker leverantören, helst produktionsanläggningen. En besiktning tar oftast tre till sex timmar, vilket ger tid för en konstruktiv dialog och ett besök i fabriken och/eller lagret.
Under besiktningsmötet kan vissa svar i det årliga frågeformuläret behöva förtydligas ytterligare. En översyn av BioMars råvaruspecifikationer kan också diskuteras under mötet.
Fokus på livsmedelskvalitet
- Besiktningsplanen kan inriktas på de förfaranden som fastställs för att säkerställa att BioMars krav på livsmedelssäkerhet är uppfyllda. En besiktning av ett bearbetat råmaterial inkluderar sannolikt djupgående frågor om processflödet i produktionsenheten. Under dialogen och rundvandringen på fabriken riktar vi också särskild uppmärksamhet på eventuella svagheter, som risk för korskontaminering.
Hög nivå av hållbarhet och spårbarhet
- BioMar fokuserar särskilt på att säkerställa hög hållbarhet och spårbarhet, berättar Berthel Vestergaard. I detta avseende måste leverantören tillhandahålla övertygande bevis på att den produkt han erbjuder BioMar ligger i linje med våra förväntningar.
Total spårbarhet är grundläggande för livsmedelssäkerhet. BioMars tillvägagångssätt och registreringar bidrar till total spårbarhet både uppåt och nedåt i produktionskedjan för livsmedel.
- När det gäller en fiskmjölleverantör betyder det exempelvis att vi kan testa spårbarheten hos fiskmjöl från den plats i havet där fisken fångades till fiskmjölsanläggningen och till leveransen av en sats fiskmjöl på en BioMar-anläggning. Och spårning bakåt innebär spårning från en viss sats fiskmjöl som BioMar har fått, tillbaka till fiskmjölsanläggningen och tillbaka till platsen där fisken fångades.
- En besiktning ger också utrymme för att säkerställa att en leverantör är väl förberedd att till exempel följa ändringar i bestämmelser för livsmedelssäkerhet som snart träder i kraft, säger Berthel Vestergaard.
Rundtur på fabriken för förstahandsintryck
Ett besök på fabriken gör det möjligt för besiktarna att få ett förstahandsintryck av anläggningens fysiska ram, inklusive processflödet och arbetsförhållandena. - Jämfört med pappersarbete och diskussioner i ett mötesrum, är fabriksrundturen mer praktisk och kan därför avslöja oförutsedda svagheter och styrkor, berättar Berthel Vestergaard.
Besiktningsrapport och åtgärder
Efter besiktningen upprättar besiktningsgruppen en besiktningsrapport som sammanfattar fakta och intryck: styrkor, observationer och rekommendationer om korrigerande åtgärder som ska vidtas. I rapporten konstateras också avvikelser från relevanta standarder, lagstiftning, BioMar-koncernens krav med mera, som måste åtgärdas.
Besiktningsrapporten skickas till leverantören. Vid avvikelser måste leverantören svara på besiktningsrapporten inom två veckor för att bekräfta att korrigerande åtgärder kommer att implementeras.
BioMar-besiktare strävar efter att ha en öppen dialog med leverantörerna. Under ett besiktningsmöte kan vissa uppgifter i online-dokumentationen som BioMar har om leverantören behöva förtydligas ytterligare.
En konstruktiv dialog
- Besiktningar genomförs i syfte att upprätta en konstruktiv dialog, säger Berthel Vestergaard. - Jag uppskattar verkligen och njuter av denna typ av möten. Särskilt när vi ser att våra samarbetspartners gör sitt yttersta för att svara på våra frågor och förklara och visa vad de gör för att uppfylla våra krav.
- Sammantaget gör vi allt vi kan för att säkra ansvarsfullt anskaffade och säkra råmaterial. Besiktningar är ett av våra verktyg för detta och det är alltid spännande att träffa våra leverantörer, säger Berthel Vestergaard.
